Microsoft bỏ Office 365 A1 và 100 TB miễn phí: trường học cần tính lại dung lượng

Microsoft công bố thay đổi Microsoft 365 Education ngày 5/11/2026, đặt các trường trước hai bài toán khác nhau: thay giấy phép miễn phí sắp ngừng cung cấp và tính lại sức chứa của kho dữ liệu chung. Với trường đang dùng Office 365 A1, việc cần làm trước là kiểm tra ngày hết hạn hợp đồng, thay vì hiểu mốc 2028 như một ngày toàn bộ tài khoản đồng loạt mất quyền truy cập.

Mốc gia hạn quyết định thời điểm trường phải chuyển đổi

Office 365 A1 ngừng bán qua kênh web trực tiếp từ ngày 5/11/2026, còn kênh đối tác, gồm CSP và cấp phép số lượng lớn, dừng từ ngày 1/5/2027. Mốc nghỉ hưu của gói là ngày 1/1/2028. Microsoft cho phép khách hàng có Enrollment đang hiệu lực và bắt đầu trước ngày 1/5/2027 tiếp tục dùng số giấy phép A1 hiện có trong thời hạn Enrollment đó; khi gia hạn hoặc hết hợp đồng vào hoặc sau ngày 1/1/2028, người dùng bị ảnh hưởng phải chuyển sang giấy phép thay thế.

Student Use Benefit cũng nghỉ hưu ngày 1/1/2028. Giấy phép đã cấp còn hiệu lực đến hết kỳ thuê bao hiện tại, nhưng không được gia hạn hay mở rộng sau mốc nghỉ hưu. Vì vậy, quyền dùng phần mềm đi kèm giấy phép giảng viên không nên tiếp tục được mặc định là quyền lợi miễn phí dài hạn cho sinh viên.

Gói Exchange Online for Alumni miễn phí dành cho cựu sinh viên cũng kết thúc theo lộ trình này. Trường muốn duy trì dịch vụ phải tính phương án chuyển sang gói trả phí tương ứng. Đây là hạng mục cần rà soát riêng: tài khoản đã tốt nghiệp không còn phục vụ lớp học hiện tại nhưng vẫn có thể phát sinh nhu cầu duy trì email và dữ liệu.

Bỏ 100 TB nền không có nghĩa bỏ cơ chế lưu trữ chung

Thay đổi đáng chú ý nhất với hạ tầng là Microsoft bỏ mức cấp phát nền 100 TB từ lần gia hạn hoặc gia hạn mở rộng đầu tiên vào hoặc sau ngày 1/1/2028. Kho lưu trữ vẫn được gom ở cấp tenant, tức không gian Microsoft 365 của tổ chức; phần thay đổi là cách tính tổng dung lượng trường được hưởng.

Theo Microsoft, mỗi giấy phép trả phí đóng góp vào kho chung theo bảng sau. Đây là mức cộng vào tổng dung lượng của trường, không phải hạn mức OneDrive cá nhân được bảo đảm cho từng người.

Phần đóng góp vào kho chung	A2	A3	A5	A7
Mỗi giấy phép học sinh, sinh viên trả phí (GB)	4	8	12	12
Mỗi giấy phép giảng viên trả phí (GB)	50	75	150	150

Số liệu: Microsoft Learn. A0 không cộng dung lượng; dữ liệu của người dùng A0 lấy từ kho chung hiện có của trường. Một số giấy phép bổ sung cho giảng viên và giấy phép ngoài Education đủ điều kiện có thể đóng góp thêm, theo điều khoản của từng sản phẩm.

Điểm cần kiểm tra là khoảng cách giữa dung lượng đang dùng và dung lượng sẽ được cấp sau chuyển đổi. Một trường có nhiều tài khoản miễn phí không thể lấy tổng số tài khoản đó nhân với mức GB của giấy phép sinh viên trả phí để dự toán. Phải tách đúng nhóm miễn phí, nhóm trả phí và loại giấy phép của giảng viên, rồi mới so với lượng dữ liệu thực tế.

Nếu thiếu sức chứa, Microsoft nêu các lựa chọn gồm giảm dữ liệu đang dùng, mua thêm dung lượng, chuyển sang gói có mức đóng góp cao hơn hoặc lưu trữ nội dung ít hoạt động bằng Microsoft 365 Archive. Nâng toàn bộ người dùng lên gói đắt hơn chỉ để lấy dung lượng chưa chắc hợp lý; trường cần so chi phí phần dung lượng thiếu với chi phí đổi giấy phép và các tính năng thực sự cần dùng.

A0 miễn phí nhưng không thay thế trọn bộ dịch vụ A1

A0 giữ một lựa chọn không thu thêm phí cho người học, song điều kiện hẹp hơn cách hiểu thông thường về tài khoản Office miễn phí của trường. Microsoft yêu cầu cơ sở giáo dục có giấy phép trả phí cho toàn bộ giảng viên thuộc diện áp dụng ở mức A2 trở lên, còn người học phải chủ động dùng thiết bị Windows cho mục đích giáo dục. Mỗi giấy phép giảng viên trả phí đủ điều kiện cho phép cấp tối đa 20 giấy phép A0.

Gói này có ứng dụng Office trên máy tính và web, Minecraft Education cùng các thành phần học tập được hỗ trợ, nhưng không bao gồm Exchange Online, SharePoint Online hay Teams. Có Word hoặc Excel không đồng nghĩa giữ nguyên email trường và môi trường cộng tác cũ. Đó là khác biệt cần giải thích rõ cho người dùng trước khi đổi gói.

Với trường ở Việt Nam có người học dùng nhiều loại thiết bị, điều kiện Windows khiến việc chuyển toàn bộ sinh viên sang A0 cần được kiểm tra kỹ. Không thể coi A0 là phương án áp dụng mặc định cho mọi tài khoản mang tên miền trường. Các gói trả phí cho phép phân nhóm người dùng theo nhu cầu và có lựa chọn kèm hoặc không kèm Teams; quyết định mua cần dựa vào dịch vụ phải duy trì, không chỉ tên bậc A.

Trường nên kiểm kê dữ liệu trước khi chốt ngân sách giấy phép

Ưu tiên hợp lý là xác định ai còn cần tài khoản, dịch vụ nào phải giữ và dữ liệu nào phải được lưu lâu dài. Với dữ liệu lớp học cũ hoặc tài khoản đã tốt nghiệp, việc xóa hay chuyển nơi lưu phải theo quy định của trường và có thông báo phù hợp; giảm dung lượng không nên biến thành dọn dữ liệu hàng loạt thiếu kiểm soát.

Người học cũng cần phân biệt tài khoản được trường cấp với một dịch vụ lưu trữ cá nhân có quyền lợi cố định. Tên miền .edu.vn không tự xác định loại giấy phép, dung lượng hay ngày chuyển đổi. Khi có thông báo từ trường, nên kiểm tra quyền dùng ứng dụng và hạn mức lưu trữ riêng, đồng thời lưu bản sao những tài liệu cá nhân quan trọng mà quy định của trường cho phép mang ra ngoài.

Ngân sách còn chịu một mốc sớm hơn: từ lần gia hạn hoặc gia hạn mở rộng đầu tiên vào hoặc sau ngày 1/5/2027, dịch vụ trực tuyến mua qua chương trình Academic Volume Licensing chuyển sang một mức giá thống nhất giữa các Price Level. Microsoft nói giá niêm yết của các bộ giảng viên hiện có không đổi, nhưng giá thực trả lúc gia hạn vẫn có thể khác do chương trình mua và cơ cấu giấy phép. Vì thế, giữ nguyên bậc A3 hay A5 không đủ để kết luận hóa đơn năm sau sẽ như cũ.

Việc cần yêu cầu đối tác cấp phép là dự toán theo ngày gia hạn thật, danh sách người dùng cần giữ và mức sử dụng kho chung hiện tại. Chính các con số của từng trường mới quyết định cần mua thêm dung lượng hay đổi gói; thông báo này không có nghĩa dữ liệu bị xóa ngay trong ngày công bố.

Nguồn tham khảo: Microsoft Learn; Directions on Microsoft